L’azienda multi-energetica spagnola è un pioniere nell’adozione di strumenti di IA generativa. Per diversi mesi ha condotto una ricerca per testare l’uso di Copilot per Microsoft 365 in un gruppo di 550 dipendenti. Successivamente, ha esteso l’accesso a questi strumenti all’intera forza lavoro.
L’intelligenza artificiale può davvero cambiare il nostro modo di lavorare e come influisce sull’efficienza e anche sull’esperienza e sulla percezione degli stessi dipendenti che la utilizzano? Queste domande riecheggiano negli uffici di tutto il mondo da quando l’intelligenza artificiale generativa ha iniziato a diffondersi e a dimostrare la sua capacità di aiutare in numerosi compiti. Alla Repsol hanno deciso di fare un test con un progetto di ricerca in cui ad alcuni dipendenti è stato dato accesso all’assistente Copilot per Microsoft 365.
La ricerca, condotta dall’azienda multi-energetica spagnola in collaborazione con Accenture-Avanade e Microsoft e con l’edizione spagnola di MIT Technology Review, mostra una generale soddisfazione da parte della maggioranza dei dipendenti che hanno utilizzato questa tecnologia: il 61,9% ha dichiarato che non preferirebbe lavorare di nuovo senza. Inoltre, è stato registrato un risparmio medio di oltre 2 ore lorde a settimana per dipendente in termini di tempo di lavoro.
Tuttavia, l’analisi solleva anche una serie di sfide e aree di miglioramento, come la frustrazione che si è creata quando lo strumento di IA generativa non ha fornito i risultati giusti o non ha funzionato come previsto.
Per verificare l’utilità dell’utilizzo dell’IA generativa con i dipendenti di Repsol, l’uso di Copilot per Microsoft 365 e la loro opinione sullo strumento sono stati testati con 550 dipendenti, selezionati per rappresentare la struttura aziendale a diversi livelli decisionali, i dipartimenti e la distribuzione di sesso ed età. Di questi, 300 hanno avuto accesso a Copilot per Microsoft 365 e gli altri 250 hanno agito come gruppo di controllo.
I dipendenti selezionati hanno partecipato a interviste e sondaggi prima dell’inizio dell’esperimento nell’ottobre 2023 e dopo il suo completamento nel gennaio 2024, conducendo un totale di sette esperimenti e casi di studio per valutare la funzionalità dell’implementazione. Inoltre, sono state valutate e misurate le applicazioni e gli ambienti in cui i partecipanti hanno usato maggiormente Copilot per Microsoft 365.
Impatto sull’efficienza e risparmio di tempo
L’obiettivo principale era misurare l’impatto di questo strumento di intelligenza artificiale su tre assi chiave: efficienza, qualità ed esperienza dei dipendenti.
In termini di efficienza e tempo risparmiato grazie all’uso di Copilot per Microsoft 365, i risultati hanno mostrato un risparmio medio di 121 minuti lordi a settimana per dipendente, che si traduce in 96,8 ore all’anno. Questi risparmi di tempo hanno permesso ai dipendenti di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto e su altre attività che si traducono in tempo di qualità, come ad esempio azioni incentrate sulla salute e sul benessere, dedicando tempo ad argomenti spontanei o a momenti di coesione con i colleghi.
Infatti, dopo aver applicato i fattori di aggiustamento, il risparmio lordo di cui sopra può essere quantificato come un risparmio netto di produttività di 15 minuti a settimana per persona. D’altra parte, il tempo rimanente risparmiato viene investito in salute, benessere e rete. “È importante notare che il tempo rimanente fino a 121 minuti, pur non essendo considerato produttività, si traduce in benefici per la salute e il benessere che hanno un impatto sul coinvolgimento dei dipendenti”, si legge nel documento.
I risultati si differenziano anche per area aziendale e per ruolo tra i lavoratori che hanno avuto accesso a Copilot per Microsoft 365 per svolgere le proprie mansioni. Operazioni e produzione è stato il team che ha risparmiato il maggior numero di minuti lordi utilizzando Copilot per Microsoft 365 (260,41 min/settimana), seguito da Ingegneria e manutenzione (225,42 min/settimana); Finanza e assicurazioni (218,67 min/settimana). I più bassi sono stati Affari legali (34,5 min/settimana) o Fiscale e legale (15,02 min/settimana). Il documento precisa che “questa differenza, emersa nelle interviste semi-strutturate, si spiega con il fatto che questi gruppi familiari hanno bisogno di informazioni accurate e coerenti nel tempo, e non sono serviti dalle deduzioni fatte da Copilot per Microsoft 365 o dalla differenza di risposta in base alle informazioni a cui l’utente ha accesso”.
Il test mostra anche che i tecnici specializzati e i professionisti senior hanno riscontrato i maggiori benefici, con un significativo risparmio di tempo che ha permesso loro di ottimizzare le attività quotidiane. L’aumento dell’efficienza si è riflesso anche nella riduzione delle attività ripetitive e nella capacità di eseguire analisi più profonde e creative.
Miglioramento della qualità
Un altro aspetto saliente della ricerca è stato il miglioramento della qualità dei risultati delle persone coinvolte durante il periodo di analisi. In particolare, l‘implementazione di Copilot per Microsoft 365 ha portato a un aumento del 16,2% della qualità dei deliverable, secondo una rubrica di post-valutazione con più di 25 fattori misurati. In particolare, sono stati osservati miglioramenti significativi nell’originalità (28%), nel pensiero analitico (23,5%) e nella progettazione (22%).
Questo aumento della qualità non solo è andato a vantaggio dei progetti in corso, ma ha anche preparato i dipendenti a migliorare le loro competenze nell’uso di Copilot per Microsoft 365.
In particolare, i partecipanti con accesso hanno utilizzato lo strumento soprattutto per:
- Trovare informazioni (84,1%)
- Riassumere i documenti (83,5%)
- Trarre conclusioni (71%)
- Migliorare la creatività (35,4%)
- Pianificare la giornata (32,4%)
Inoltre, ritengono che Copilot per Microsoft 365 li aiuterà maggiormente in futuro a migliorare l’efficienza (49%), ad apprendere più velocemente (14%) e a ridurre il tempo dedicato alle riunioni (14%). Dopo aver completato il test, il 61,9% dei dipendenti abilitati ha dichiarato che non vorrebbe mai più lavorare senza lo strumento. Al termine del processo, il 36,6% dei dipendenti con accesso a Copilot per Microsoft 365 lo utilizzava da quattro a cinque volte alla settimana. Al contrario, coloro che lo usavano meno spesso hanno dichiarato di non utilizzarlo per mancanza di tempo, per non aver soddisfatto le loro esigenze e per errori o limitazioni tecniche di Copilot for Microsoft 365.
L’IA generativa nella vita quotidiana
L’implementazione di Copilot per Microsoft 365 in Repsol lascia diversi spunti rilevanti sull’arrivo dell’IA generativa nelle grandi aziende, anche se gli autori della ricerca sottolineano la necessità di approfondire gli studi con campioni più ampi e di maggiore durata, soprattutto con il progredire di questa tecnologia. Sia per vedere i benefici per il dipendente e per l’azienda, sia per valutare il costo dell’investimento di una tale integrazione.
Per ora Repsol, dopo aver testato questa ricerca, ha fatto un ulteriore passo avanti estendendo Copilot Web a tutta la sua forza lavoro connessa, composta da oltre 25.000 lavoratori, in modo che possano utilizzarlo, indipendentemente dalla loro area o livello di responsabilità. Per quanto riguarda Copilot per Microsoft 365, visti i risultati precedenti, si è passati da 300 a 3.000 licenze e l’ambizione è quella di incorporare progressivamente Copilot per Microsoft 365, a seconda dell’accoglienza e dell’adozione, con l’obiettivo di aumentare il numero di dipendenti che dispongono di questo strumento.
Accedi al documento “L’impatto dell’adozione dell’IA generativa sull’efficienza, la qualità e l’esperienza dei dipendenti in un’azienda energetica globale” .
