Come le piccole imprese possono sfruttare l’IA

Il tutor Sam Finnegan-Dehn spiega come sta affidando le attività amministrative di base a un modello linguistico di grandi dimensioni.

Dalla contabilità alla progettazione, passando per le ricerche di mercato e lo sviluppo dei prodotti, la gamma di competenze necessarie per gestire un’azienda è incredibilmente ampia. Una grande azienda può assumere esperti per occuparsi di queste attività, ma le piccole imprese non sempre possono permettersi questo lusso.

È qui che entra in gioco l’IA. I modelli di IA odierni svolgono un lavoro soddisfacente in questi ambiti. Il trucco per le piccole imprese è capire in quali ambiti l’IA è sufficientemente valida e in quali non lo è.

Un ambito in cui un’IA “sufficientemente valida” può già essere molto preziosa per i proprietari di piccole imprese è quello delle competenze di segreteria e della gestione delle questioni amministrative di base. Diamo un’occhiata a come un tutor privato la sta utilizzando per migliorare la propria contabilità e liberare tempo.

Caso di studio

Sam Finnegan-Dehn lavora nella raccolta fondi per un ente di beneficenza, ma come secondo lavoro fa da tutor di matematica e filosofia per studenti universitari dalla sua casa a Londra. Attraverso questa attività part-time, può mettere a frutto le sue lauree in filosofia e condividere il suo amore per la materia con i clienti.

Ma incontrare gli studenti è solo una piccola parte del lavoro necessario per essere un buon tutor. Dehn-Finnegan deve anche pianificare le lezioni e trovare nuovi materiali di lettura, creare compiti, inviare fatture e tenersi aggiornato sulle nuove ricerche, il tutto oltre al suo lavoro regolare. Date queste esigenze, Finnegan-Dehn non ha tutto il tempo che vorrebbe per ampliare il suo elenco di studenti.

Così si è rivolto all’IA per farsi aiutare nella gestione degli aspetti quotidiani della sua attività. Dice che l’IA ha assunto un ruolo di segretaria in tutti i suoi taccuini digitali, dove annota promemoria sui progressi dei suoi clienti e nuove letture per tenersi aggiornato. Descrive l’uso dell’IA come una sorta di seconda memoria che lo aiuta a collegare le idee che ha scritto in vari posti.

Sebbene abbia sperimentato diversi strumenti come Claude e ChatGPT, ora ha scelto Notion AI perché si integra meglio con i suoi appunti di tutoraggio, che si trovano nelle schede del suo taccuino nell’app Notion. Finnegan-Dehn non usa l’IA per creare materiali didattici, ma lascia che Notion AI registri gli incontri con i suoi clienti (dopo aver ottenuto il loro consenso) e poi usa i suoi riassunti automatici per perfezionare la sua strategia di insegnamento. Ad esempio, se dal riassunto dell’IA nota che una certa tecnica non sembra aiutare uno studente, potrebbe cambiare il suo approccio all’argomento la volta successiva.

Oltre a questo, Notion AI lo aiuta anche a fissare gli obiettivi, redigere appunti delle lezioni, emettere fatture e generare e sincronizzare i post sui social media. Per quanto riguarda la definizione degli obiettivi, ad esempio, Finnegan-Dehn afferma di comprendere i suoi obiettivi a lungo termine per la sua attività, ma non sempre i passi concreti da compiere per raggiungerli. Utilizza l’IA per colmare queste lacune. Inizia scrivendo un obiettivo “North Star”, ad esempio avere un certo numero di clienti entro la fine dell’anno. Successivamente, chiede alla sua IA di generare i passi che deve compiere per raggiungerlo, dato il profilo che ha creato nell’app. Quindi, può riflettere sui risultati e scegliere quali attività affrontare per prime.

Lo strumento

Notion è da molti anni uno dei principali protagonisti nel settore dei software per prendere appunti. Il suo add-on di IA, rilasciato alla fine del 2023, dispone ora di strumenti che gli consentono di interagire con molte altre piattaforme di produttività online. C’è un client di posta elettronica, integrazioni con il calendario e un agente appena rilasciato. E sebbene questo livello di accesso abbia sollevato preoccupazioni in materia di privacy, può anche renderlo un assistente virtuale piuttosto potente.

Molte delle attività a cui si rivolge Notion AI sono meno creative e più meccaniche: sincronizzare le informazioni tra i documenti o cercare tra vecchi appunti, per esempio. Questo rende lo strumento particolarmente interessante per i proprietari di piccole imprese, che hanno risorse limitate, soprattutto per i lavori di routine.

Altre aziende stanno sviluppando strumenti mirati a settori specifici. Ad esempio, Grandma’s Quilt Shop a Yuma, in Arizona, utilizza Rain, una suite di software su misura per le aziende artigianali, per generare descrizioni di inventario e prezzi per il proprio stock di tessuti. I proprietari sostengono che questo strumento di IA riduca del 60-80% il tempo necessario per catalogare gli articoli.

Ci sono però degli svantaggi, dato che Finnegan-Dehn ha descritto alcune delle peculiarità di Notion AI come a volte “goffe”. Inoltre, l’add-on di IA per Notion costa 20 dollari al mese. Come per tutti i nuovi strumenti, i proprietari di piccole imprese dovrebbero valutare attentamente se i potenziali vantaggi e le seccature valgono il costo di fare il lavoro da soli.

Consigli per gli utenti

Prendete in considerazione questi punti quando valutate se l’IA possa aiutarvi a gestire un’azienda o a rendere un po’ più facile una parte della vostra vita lavorativa.

• Guardate prima di saltare. Poiché gli LLM si nutrono dei dati che inserite per rispondere alle vostre domande o completare le attività, è opportuno fornire loro le informazioni in un modo che sia conveniente sia per voi che per il modello. Per molti di questi servizi di IA per notebook, ciò significa, ad esempio, utilizzare la loro piattaforma per prendere appunti in modo da non doverli inserire o caricare in un secondo momento. Per questo motivo, è una buona idea valutare attentamente le opzioni prima di impegnarsi in un ecosistema basato sull’IA.
• Sfrutta i tuoi punti di forza. Pensa alle competenze che ti mancano internamente e valuta se l’IA può aiutarti con la formazione o assumersi questi compiti al posto tuo. Tieni presente però che l’IA può avere allucinazioni e commettere errori, quindi pensa a dove è necessaria la precisione e lascia che siano gli esseri umani a occuparsene.
• L’IA non è sempre lo strumento migliore. Va bene utilizzare qualcosa di già pronto quando è la scelta migliore. Ad esempio, sarà più sicuro utilizzare piattaforme di elaborazione dei pagamenti esistenti come Shopify o Square piuttosto che crearne una da zero utilizzando l’IA.
• Valuta l’utilizzo di modelli locali per qualsiasi informazione sensibile. I nostri articoli hanno trattato i rischi che i modelli di IA online comportano in termini di fuga di dati sensibili, e ci sono state molte segnalazioni su come le aziende di IA raccolgano i tuoi dati quando poni domande ” ” ai loro chatbot. Anche se la tua azienda non gestisce informazioni personali, potrebbero comunque esserci alcune cose che preferiresti non condividere pubblicamente. In questi casi, l’utilizzo di un modello open-source che effettua inferenze sui vostri prompt a livello locale può essere un’ottima opzione, invece di ChatGPT, Claude o altri modelli proprietari. Fortunatamente, alcuni LLM possono ora essere eseguiti su laptop e piccoli computer desktop. Ecco come configurarne uno e iniziare a utilizzarlo.